Checklista för evenemangslokal

Platsen avgör i stor utsträckning atmosfären, attraktiviteten och attraktionskraften hos ditt event. Med andra ord kan ditt val bland alla olika eventlokaler göra hela skillnaden mellan framgång och misslyckande.

Följande checklista är ett användbart verktyg för att se till att din drömlokal verkligen är lämplig för ditt drömevenemang. En del av frågorna kanske inte är nödvändiga för era behov och då kan bara hoppa över dessa innan du ska boka eventlokal.

Checklista för eventlokaler

  • Har platsen rätt “känsla” för ditt evenemang?
  • Har det den atmosfär du vill ha?
  • Kan du (och får du lov att) göra ändringar för att skapa den rätta atmosfären?
  • Besök om möjligt platsen när ett annat evenemang äger rum, så att du kan bedöma evenemangsplatsens möjligheter och begränsningar.
  • Är platsen lätt tillgänglig?
  • Är platsen central och är den restid som krävs för dina gäster acceptabel?
  • Kan gästerna använda sina egna transporter och kollektivtrafiken?
  • Hur ser situationen ut för gäster som eventuellt behöver göra internationella reseförbindelser?
  • Är den maximala kapaciteten tillräckligt stor för det planerade evenemanget?
  • Är uppdelningen och utformningen av utrymmet/lokalerna lämplig för den verksamhet som ni har tänkt er?
  • Kan ni omdisponera det tillgängliga utrymmet (t.ex. med flyttbara skiljeväggar) för att göra det mer lämpligt?
  • Kan ni utöka det tillgängliga utrymmet (t.ex. genom att placera ett tält mot en yttervägg)? Var också försiktig så att du inte bokar för stora lokaler. Placera vid behov skärmar eller gardiner för att få utrymmet att verka mindre. Gästerna känner sig ofta vilsna och obekväma i stora (öppna) utrymmen.
  • Finns det tillräckligt många separata utrymmen för att anordna parallella sessioner?
  • Finns det tillräckliga parkeringsmöjligheter, antingen på själva platsen eller i närheten?
  • Kan man vid behov ordna en färdtjänst?
  • Är platsen tillgänglig för personer med fysiska problem?
  • Finns det en toalett för rullstolsanvändare?
  • Finns det en hiss?
  • Finns det tillräckligt med toaletter i allmänhet? Du bör räkna med en toalett per 75 gäster.
  • Finns det en garderob? Om inte, finns det ett rum som du kan göra om till en garderob?
  • Finns det matlagningsmöjligheter (t.ex. ett kök)?
  • Är ni tvungna att använda er av lokalens husleverantörer för tekniskt stöd, catering, dekoration osv.
  • Måste ni betala en skadeståndsavgift om ni vill arbeta med egna leverantörer?
  • Kan ni använda de bord, stolar osv. som finns på platsen? Eller måste ni hyra dessa från ett specialiserat uthyrningsföretag?
  • Har lokalen egna audiovisuella faciliteter och ett eget ljudsystem som ni kan använda?
  • Är lokalens akustik acceptabel?
  • Kontrollera att eventlokalen kan mörkläggas, om det är nödvändigt för din planerade verksamhet, eller alternativt att det finns tillräckligt med dagsljus.
  • Är strömförsörjningen tillräcklig för att tillgodose era elbehov? Eller behöver ni hyra in en extra generator?
  • Ingår alla kostnader för all försörjning (vatten, el osv.) i den grundläggande hyreskostnaden för lokalen?
  • Finns det tillräcklig (atmosfärisk) belysning i och omkring lokalen?
  • Har lokalen en egen scen eller finns det utrymme för att bygga en hyrd scen?
  • Finns det ett dansgolv?
  • Finns det omklädningsrum för både personal och artister?
  • Finns det en maximal ljudnivå eller stängningstid som ni måste ta hänsyn till? Är det möjligt att få ett särskilt tillstånd för att kringgå dessa begränsningar?
  • Är värme- och/eller luftkonditioneringssystemen tillräckliga? När ett stort antal gäster går in i ett rum i snabb följd kan temperaturen stiga (för) snabbt.
  • Är det möjligt att kontinuerligt ventilera rummet/rummen? Brist på luft kan leda till koncentrationssvårigheter, vilket inte är särskilt lämpligt för events, kongresser och seminarier.
  • Har lokalen ett (digitalt) skyltsystem för att visa gästerna vägen från ett rum till ett annat?
  • Finns det bra internet förbindelser och en wifi-hotspot som gästerna kan använda?
  • Har lokalen en lokal ansvarig som kan hjälpa dig att tänka igenom problem under förberedelserna och hjälpa till att få själva evenemanget att fungera smidigt?
  • Finns det tillräckligt med hotellrum i närheten av platsen?
  • Kan ni hyra lokalen exklusivt eller kommer andra evenemang att äga rum där samtidigt?
  • Finns det ett rum som kan inrättas som pressrum eller kommunikationscenter? Detta rum måste vara utrustat med el, internet, telefon och fax. Du kan också överväga att inrätta ett produktionskontor, från vilket du kan samordna genomförandet av evenemanget.
  • Kom ihåg att vara uppmärksam på säkerheten. Finns det tillräckligt med nödutgångar, brandsläckare, ett första hjälpen-kit osv.
  • Är platsen lätt tillgänglig för alla logistiska åtgärder, t.ex. leverans och hämtning av material och utrustning?

Hoppas att du har glädje av denna checklista och att den kommer hjälper din när du ska boka lokal för event Stockholm som är optimal för dina behov.